海外出張はあれこれ手配が必要になります
初めて海外に出張しなければいけなくなったら、きっと私だけではなく誰でも不安に感じることと思います。
何をどう手配して、出発までの準備を整えておけばいいのか、迷うこともあるでしょう。
海外出張が決まったら、まずは航空券やホテルの予約、パスポートの有効期限の確認や査証が必要かどうかの確認といった様々な準備が必要になります。
企業によって、職場で出張の手配をしてくれることもあれば、各自がめいめいチケットやホテルの予約をする場合もあるでしょう。
また、海外の取引相手や現地支店などの現地スタッフが滞在先のホテルや列車やレンタカーの手配を行ってくれるのであれば、格安航空券を予約して、費用を抑えることも可能でしょう。
いずれにしても、出張費用は抑えたいところですし、出張当日までの時間は何かと慌ただしいものですから、可能であれば、企業の海外出張旅行向けビジネスパックや出張旅行ツアーを取り扱っている旅行会社のプランを利用すると、煩雑な手続きに追われることなく、確実にプランを立てられると思います。
これらの会社では、渡航先に入国する際のパスポートの残存期間がどのくらい必要かとか、査証申請が必要かどうかといった情報や、査証申請を代行してくれたり、海外旅行傷害保険の契約が出来たりといった、目的やニーズに合わせたプランを提供してくれるでしょう。
最近ではオンラインで手続きが済む、海外出張旅行を専門に扱っているサイトがありますし、海外出張パック、ツアーなどで、航空券の手配やホテルの予約、海外列車のチケットやレンタカーの予約も行って貰うと、海外出張にかかる手間が軽くなり、仕事の準備に多くの時間を使えるようになるでしょう。こういった海外出張旅行を取り扱っている会社に手配を依頼しておくと、急に日程が変更になった場合でも、柔軟に対応してもらえるでしょう。
海外出張の荷物は最小限に
さて、航空券やホテルの手配が完了して、いよいよ海外出張へ出発となります。
海外出張をスムーズにおこなってくるためには、いくつかのポイントがあります。
まず、海外出張へ向けて荷物を準備するときに、出来るだけ余計な荷物は持っていかないということが大切です。
仕事ではジャケット、ズボン、ワイシャツ、そしてネクタイがあればいいでしょう。
だからといって、ビジネスウェアだけで過ごすのでは、気が張って疲れてしまいますから、短期出張の場合でもリラックス出来るようなカジュアルウェアも忘れずに持ってゆくといいようです。
他には、現地へのお土産も事前に準備しましょう。
日本製のＰＣアクセサリーや携帯ストラップなどは、価格が手ごろな割には外国の方に人気のようです。また、荷物にならない大きさというのもいいですね。
出発当日は、空港へは余裕をもって到着するようにします。というのも、国内便とは違い、国際線を利用する際にはセキュリティーが厳しく、搭乗前の手続きやチェックに時間がかかります。だいたいの目安としては、フライト時刻の3時間前くらいには到着するようにして、到着したら早めにチェックインして荷物を預けてしまうとよいでしょう。
長時間のフライト中にカジュアルウェアで過ごせると、疲れを最小限に抑えてゆったり移動することができます。機内での時間つぶしに、雑誌や本を持っていくのもいいですね。そして、エコノミークラス症候群にならないように気をつけましょう。
席を立って動き回るようにすると効果的といわれていますので、トイレ以外でも気兼ねなく立ち上がれるように、できれば通路側の席にするとよいでしょう。
万全の体制で安全な海外出張を
現地空港に到着しましたら、入国審査があります。訪問目的や訪問先、滞在日数について訪ねられてもいいように、自分自身の言葉で説明出来るようにしておきましょう。
入国審査が一通り終わると、いよいよ出張先や宿泊先への移動になります。
現地スタッフや取引相手から迎えに来て貰うこともあるでしょう。
誰か迎えに来て貰う予定の場合に気をつけたいのが、安い航空会社の航空券を利用した場合、現地到着時間が夜中になっていることが多いので注意が必要です。
海外出張で深夜に現地に到着してしまうと、相手企業や自分の会社の現地スタッフに迎えに来て貰うのは、ちょっと躊躇われますよね。
なるべくならば、夜中以外に到着する便を使った方がいいのですが、どうしても夜中に到着しなければいけない時には、到着空港の待合室についての情報を事前にチェックしておくといいかもしれません。
もし、現地での迎えがない場合には列車やタクシー等を利用するか、レンタカーを使うことになると思います。
レンタカーを運転する場合には、国際免許が必要ですので前もって取得しておかなければいけません。そして、かならず保険もかけましょう。
レンタカーの手配や保険は日本にいるうちに手続きができます。
また、ホテルについても現地スタッフや取引相手が予約してくれるのでなければ、あらかじめ日本で予約しておくのが安全です。
外国では、ホテル従業員が窃盗をすることもありえますし、いつどんなトラブル巻き込まれるかもしれませんので、海外出張では日本以上にセキュリティに気を配って、万全の体制で臨めるようにすることが大切です。
